Tareas en Business Central cada final de año

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Tareas a realizar en Business Central a final de año

Como cada fin de año, existen una serie de tareas que se deben realizar en nuestro Business Central para que el día 1 de enero, todo funcione correctamente.  Algunos son procesos que no dependen del departamento de informática y mucho menos del partner, pero que extrañamente, pueden acabar afectándoles.

Si prefieres verlo en video, puedes ir a mi canal de Youtube "Aprende Business Central en Español"

Números de serie

En la mayor parte de las empresas, cada año solemos inicializar los contadores de documentos.  Hay algunos que pueden ser más o menos obligatorios como por ejemplo las facturas o abonos de venta registrados y otros por comodidad o para tener una numeración "inteligente":  si nuestras ofertas comienzan con OF22-xxxx sabremos que son del 2022.

Mi recomendación es que revisemos los contadores del año y hagamos una previsión de lo que ocurrirá en el próximo para indicar el número de dígitos a utilizar.  Es decir, si este año hemos realizado 700 facturas y somos optimistas, es posible que lleguemos a las 1.000, pero dificilmente vamos a llegar a las 10.000 por tanto indicar una numeración del tipo FV22-000001 con capacidad para casí un millón de facturas sería poco realista.  Es más lógico poner FV22-0001, mucho más facil de leer.

Los documentos más comunes suelen ser:

- Facturas venta registrada

- Abonos venta registrados

- Albaranes de venta

- Pedidos de venta

- Ofertas de venta

- Pedidos de compra

- Proyectos

- Órdenes de producción

- Remesas

- Pedidos de ensamblado

-...

Hay otros muchos documentos pero la mayor parte son internos, por lo que la numeración no es tan relevante.

Para configurar las numeraciones tienes que ir a buscar -> Nos. serie

Una vez allí, ir revisando qué números de serie tienen movimientos e ir inicializando el contador.  Para ello pulsaremos sobre el último número utilizado lo que nos abre las líneas de nº de serie.  Añadimos una nueva línea con la fecha de comienzo y el número inicial (cuando digo número quiero decir una secuencia alfanumérica que termine en un número)

Si las numeraciones están bien dimensionadas, en mi opinión, no es necesario rellenar el número final ni el número de advertencia.

Hasta el día que le has puesto en la fecha inicial no es efectiva la nueva numeración y seguirá con la anterior, así que.. no pierdas tiempo y ponte a revisar todas los números de serie.

Abrir nuevo periodo contable

Otra de las tareas que se deberían realizar es crear el nuevo ejercicio fiscal.  Para ello nos iremos a "Periodos contables".  Seguramente el último que tengamos acabará el 1/1/2022.  Si es así, iremos a proceso y pulsaremos sobre la acción "Crear ejercicio"

Al abrir un nuevo ejercicio, no cerramos el anterior.  Este proceso de Fijar el cierre, se realizará en mayo o junio, cuando se presenten las cuentas anuales a las autoridades tributarias.

Una vez pulsado en el menú, "Crear ejercicio" nos aparecerá una pantalla indicando cuando comienza (pondrá el 1/1/2022 por defecto), el número de periodos y la longitud del periodo (por defecto un mes)  

Al pulsar Aceptar, se generarán las líneas correspondientes a cada periodo.

Abrir periodo de registro

Para evitar errores en la contabilidad se suele limitar las fechas de registro al año en curso o incluso al trimestre en curso.  Así se evita registrar una factura o un asiento con una fecha que no corresponda.  Por tanto, dado que empezamos año y trimestre tendremos que abrir el periodo.  Para ello iremos a Configuración contabilidad y en los campos permitir registro desde y permitir registro hasta, debemos indicar al menos, el primer trimestre del 2022.

Abrir periodo de registro de usuarios

En algunas empresas, se limita también el periodo de registro por usuarios.  Es decir, que un usuario concreto no pueda registrar movimientos fuera de unas fechas.  Por tanto, también debemos asegurarnos que todos los usuarios pueden trabajar cuando vuelvan de las fiestas, para ello iremos a "Configuración usuarios" y allí indicaremos el rango de fechas adecuado:

Inventario de producto

Otro de los trabajos que se suelen realizar por estas fechas es el inventario físico de producto.  Lo habitual es realizar el cálculo y ajuste, pero no la valoración que se realiza más adelante junto con los cierres contables del ejercicio.

Recuerda que para realizar el cálculo del inventario, habremos tenido que registrar todas las expediciones de venta y recepciones de compra.  Además dentro de lo posible, que la mercancía ya no se encuentre en nuestras instalaciones y en caso de recepciones, ubicada en su lugar correcto.  De esa forma, lo que se cuente debería corresponder con lo que diga Business Central.  Si, debemos contar físicamente las existencias sobre todo si trabajas en una empresa auditada, ya que serán estos auditores los que vengan a comprobar que lo contado, corresponde con lo que realmente existe en los almacenes.

Para comprobar el inventario que Business Central cree que tenemos, iremos a "Diario de inventario físico" y una vez allí pulsaremos la opción "Calcular inventario físico"

Este proceso, debemos añadir la fecha de registro, el Nº documento y se calcula el stock teórico que deberíamos de tener en existencias, permitiendo separarlo por dimensión, por lotes o por números de serie en el caso de que fuese necesario.  Tenemos dos opciones, que en mi opinión son muy recomendables: Incluir productos sin inventario e Incluir artículos sin transacciones.  

El diario de inventario de Business Central, por defecto, no muestra los productos que no tienen stock o que no tengan transacciones (un producto que acabamos de crear no tiene transacciones) y en ese diario no se pueden añadir líneas (podríamos hacerlo en el diario de producto, pero no en el diario de inventario).  Por mi experiencia (he pasado muchas Navidades registrando inventarios físicos en Navision) en los almacenes aparecen y desaparecen artículos de un año al otro.  No quiere decir que nadie se los lleve a casa, quiero decir que hay material que un año no se cuenta, por estar escondido y al año siguiente se ha movido de sitio y se cuenta.  ¿Como lo metemos en el inventario entonces si Business Central piensa que no hay? La forma sería marcar las opciones "Incluir prods. sin inventario" e "Incluir artículo sin transacciones".  Así, aunque Business Central diga que hay cero, yo podré rellenar el inventario físico y registrarlo.

Documento de inventario

Una vez calculado el inventario, lo ideal es suministrar un documento guía para que los operarios de almacén, proceda a apuntar lo contado físicamente.  Para ello, pulsaremos sobre "Registrar e imprimir" y después imprimir:

Entre las opciones que nos da el informe es la de mostrar o no la cantidad calculada.  Mi recomendación, si lo que quieres es que realmente se cuente es que no se muestre para evitar condicionamientos:

Este sería un ejemplo del informe:

Hay más procesos a realizar en estas fechas, pero muchos de ellos se pueden procesar durante el mes de enero: amortizaciones, valoraciones de existencias, ...  Los mostrados aquí, son los que habría que hacer antes de acabar el año.

¿Y tu? ¿Haces otros procesos en Business Central antes de finalizar el año?