Como usar Dimensiones Analíticas en Business Central

Pese a que las dimensiones no son una funcionalidad nueva en Business Central (desde que conozco el producto, alla por 1998 ya estaban allí), hoy voy a hacer un resumen de las características de las dimensiones y como nos pueden ayudar.

¿Que son las dimensiones?

Las dimensiones son valores para clasificar los movimientos contables, para luego poder realizar análisis.  Imagina que quieres revisar los gastos de tu departamento de administración.  Podríamos crear una cuenta contable específica para ese departamento, pero entonces, deberíamos de crearla para cada tipo de gastos:

• Si el director financiero tiene que salir de viaje para ir a una reunión en la central creamos una cuenta (pero los comerciales también viajan, y los de producción,...)
• Los gastos de teléfono del departamento financiero.
• Se ha tenido que comprar material de oficina para el departamento financiero

Es decir, tendríamos una colección de cuentas simplemente separadas por cada departamento.  Y lo peor, si mañana creamos en nuestra empresa el departamento de Marketing, tenemos que crear nuevas cuentas.  Eso nos dejaría un plan de cuentas horrible.

Para eso nos sirven las Dimensiones en Business Central.  Para hacer una inteligencia de negocio y analizar información de una forma mucho más sencilla.

Donde creamos las dimensiones

Si buscamos en la lupa, tenemos un apartado "Dimensiones" que nos llevará a su página.  Allí podemos crearlas.  Aquí te pongo algunos ejemplos:

• Departamento:  Producción, Comercial, Marketing, Administración...
• Grupo Cliente:  Gran Cuenta, Pequeño cliente, Mediano
• Area geográfica:  Europa, Africa, NorteAmerica, SudAmerica, Asia
• Proyecto:  Gastos e ingresos según un proyecto
• Negocio: Venta directa, Venta online, Venta distribuidor
• Tiendas: Tienda Madrid, Tienda Sevilla, Tienda Málaga,...

Como vemos, una cosa es la dimensión y otra muy distinta los valores de dimensión.  Lógicamente podemos crear nuevos valores para cada una:

En caso necesario, podemos crear ciertas estructuras.  Por ejemplo, si hablamos de Europa, podríamos hacer subdivisiones de Norte de Europa y Sur de Europa:

Cuanto más detallado, más podremos analizar.

Tipos de dimensiones

En Business Central, trabajamos con dos tipos de dimensiones:

Dimensiones Globales:  Solamente podemos tener dos dimensiones globales.  Aparecen en casí todas las entidades (clientes, pedidos, facturas, ...) y además podemos realizar filtros con ellas en informes.  Estas dos dimensiones deberían ser las que más usemos.

Dimensiones de acceso directo:  Se acceden a través de Accesos en diarios, documentos,... Se pueden crear hasta ocho.

¿Donde definimos que dimensiones son globales y que dimensiones son de acceso directo?

Una vez que hemos creado las dimensiones y sus valores, podemos proceder a decirle a Business Central que dimensiones serán Globales y que dimensiones de acceso directo.  Esto lo haremos en la configuración de contabilidad.

Si necesitas cambiar la configuración de las dimensiones Globales, tienes una acción en el menú, que te permitirá hacerlo:

Ojo, el proceso para cambiar las dimensiones globales, puede ser muy largo en función de los movimientos históricos que tengamos.

Dimensiones predeterminadas por tipo de cuenta

Desde la página de dimensiones, también podemos asignar, globalmente, las dimensiones predeterminadas que pondríamos a cada entidad.

Seleccionamos la entidad: Cliente, proveedor, producto,...

Por ejemplo, podríamos decirle que la dimensión AREA debe ser obligatorio poner un valor para los clientes y proveedores:

Dimensiones predeterminadas

Si de antemano, conocemos que un cliente, un proveedor o una cuenta, siempre van a tener una dimensión, podemos predeterminarlas directamente en su ficha.

Es decir, si un cliente es de Sudamerica, ya le podemos decir en la ficha del cliente su dimensión, para que cuando se use, se arrastre a los documentos.

Si un proveedor es de materiales para producción, también le podemos asignar su Dimensión Departamento.

Para configurarlas, iremos a las ficha del cliente o proveedor y buscamos en el menú Dimensiones:

Ésta se arrastrará a los documentos como ofertas, pedidos o facturas directamente, aunque logícamente podríamos cambiarlas.

La configuración predeterminada, también permite ciertas opciones:

• Cód. valor dimensión:  Permite asignar un valor predeterminado al cliente o proveedor.
• Registro valor.  En este caso disponemos de varias opciones:
• Código obligatorio:  Es necesario poner un valor de dimensión, pero podría ser cualquiera.
• Mismo código:  El valor de la dimensión, obligatoriamente tiene que ser el determinado en "Cód. Valor Dimensión".
• Sin Código: Se utiliza esta restricción, cuando no queremos que se ponga ningún valor en esta dimensión.

Podemos hacer selecciones múltiples, para no tener que ir cliente a cliente o cuenta a cuenta, asígnando las dimensiones.  Para ello seleccionamos varias entidades y buscamos en el menú por Dimensiones-múltiples:

Valores de dimensión permitidos por cuenta

Dentro de la configuración de las dimensiones, también podemos asignar valores permitidos.  Es decir, para el cliente x solamente serán posibles los valores Z o Y mediante el uso de "Filtro valores permitidos"

Combinaciones de dimensiones

En ocasiones podemos pensar que hay combinaciones de dimensiones que no se pueden dar.  Esto nos va a ayudar a prevenir errores.  Estas limitaciones las podemos realizar desde "Combinaciones Dimensión"

Aquí tendremos una matriz, para indicarnos si una combinación tiene limitaciones o incluso bloqueos:

Si no hay limitaciones, se puede usar sin problemas y si está bloqueado, la combinación no podrá usarse.

En caso de que esté limitado, tendremos que definir que valores de dimensión están permitidos y cuales no:

Perfecto, ya tenemos nuestras dimensiones en los clientes, en los productos, en las cuentas... y ¿ahora qué?

Revisión de las dimensiones en documentos

Cada vez que hagamos un pedido o factura, nos arrastra las dimensiones del cliente o proveedor a la cabecera:

En el caso de las dimensiones globales, también estarán directamente en la ficha del pedido o factura:

Para las líneas, también estaremos añadiendo las dimensiones de cada una, por defecto, arrastrando las correspondientes a la cabecera:

Si la cuenta contable seleccionada, le hemos dicho que tiene que tener una dimensión obligatoria, al intentar registrar el pedido, nos generará un error:

Una vez añadida el valor, todos las dimensiones se trasladan a la factura 

y a los movimientos generados:

Como siempre, las dimensiones globales estarán en la propia línea del movimiento contable y el resto, estarán en el menú dimensiones:

Vista de analisis

Ya tenemos los movimientos con las dimensiones, pero no puede revisarlos uno a uno, así que para ello disponemos de la Vista de análisis.  Una pantalla donde poder hacer análisis según nuestras necesidades.

En el ejemplo de INGRESOS podemos configurar los filtros que necesitemos para analizar la información. Podríamos incluir hasta cuatro dimensiones en el análisis:

Una vez configuradas, deberíamos de pulsar "Actualizar" para visualizar la información.  Este proceso puede realizarse automáticamente cada vez que registremos una factura o un asiento contable (marcando "Activar actualizanción en registro") pero eso podría ralentizar el proceso.

Una vez configurado, pulsaremos la acción "Análisis por dimensiones" lo que nos abrira la pantalla abrir el análisis o poner más filtros:

Desde aquí, ya podremos ver el resultado:

Informes financieros

Otra forma de analizar la información según las dimensiones globales, sería a través de los informes financieros.  Como sabemos, además de los oficiales, también podemos definirnos diferentes "Informes financieros" según nuestras necesidades y allí, también podremos usar los filtros de dimensión:

Podremos configurar y filtrar la información según la dimensión deseada.

Informes

Como hemos dicho, deberíamos de usar como dimensiones globales, las que más impacto queramos tener en nuestro negocio, puesto que podemos tener esos campos en la mayor parte de los informes:

Al final, de lo que se trata es de segmentar la información para que podamos filtrarla según nuestras necesidades.

Recuerda que las Dimensiones son una forma de analizar la información dentro de Business Central.  Debes saber usarlas y configurarlas correctamente.

Si quieres ver el video de mi canal, lo tienes aquí: