How to: Copiar datos de empresas en Business Central

 nivel: usuario

Business Central es un sistema de gestión empresarial multi-empresa.  Que significa esto, que cuando compramos una suscripción podemos gestionar todas las empresas que necesitemos. Es bastante común tener varias empresas, por ejemplo para diversificar riesgos, para separar tipos de negocio, etc

En este artículo veremos como:

- Copiar una empresa completa

- Crear una empresa nueva

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Copiar una empresa en Business Central

Cuando realizamos una copia de una empresa estamos copiando todo, no solo los maestros (clientes, productos, proveedores,...) también las transacciones: movimientos de contabilidad, movimientos de producto,...

¿Para qué querríamos copiar una empresa? Lo habitual es que hagamos una copia para hacer una prueba y comprobar algún procedimiento que no tenemos claro como nos va a dejar la contabilidad, por ejemplo.

Para copiar una empresa, nos iremos a la lupa y buscaremos "empresas".  Nos mostrará una pantalla con todas las compañías disponibles (a las que tenemos acceso con nuestros permisos).  Una vez allí, pulsaremos sobre Proceso - Copiar:

Business Central nos pedirá el nombre de la nueva empresa, así como que aceptemos que somos conscientes que este proceso puede afectar al rendimiento del resto de los usuarios.

Una vez aceptado, el sistema procede a realizar la copia.  ¿Cuanto tiempo tardará? Depende del tamaño de nuestra empresa.

Una vez finalizado, ya tenemos la empresa operativa para poder usarla y operar con ella.

A TENER EN CUENTA:

Es muy importante tener en cuenta que una copia de una empresa, al copiar también transacciones, puede ocupar bastante espacio en la base de datos. Es decir, no deberíamos tener copias sin control.

También es relevante verificar las tareas programadas.  Si en nuestra empresa original estábamos realizando un proceso que exportaba datos automáticamente, habrá que controlarlo para evitar que la nueva copia también lo haga.

Una copia de una empresa NO es un backup (para ello disponemos en el admin center de la funcionalidad de hacer copias de seguridad) y tampoco es para probar nuevas extensiones.  Recordad que las extensiones se ejecutarán (salvo que tengan una configuración específica) en todas las empresas de un entorno.  Si quisieramos hacer unas pruebas de una extensión, podríamos copiar el entorno de producción en un entorno Sandbox y proceder a realizar la instalación de las extensiones allí.

Crear una empresa nueva

En el caso de que queramos crear una empresa nueva, no podemos realizar una copia, puesto que, aunque algunas tablas sean comunes (países, códigos postales, divisas,...) como hemos visto, las transacciones también se copiarían.  

En versiones anteriores, disponíamos de la polémica propiedad "Data per company".  Que es esto, una propiedad de una tabla, en la que le podíamos decir si esa tabla era común para todas las empresas de la base de datos, por ejemplo el plan de cuentas.  Esta própiedad ya no está disponible en Business Central SaaS.

Al crear una nueva empresa, nos mostrará el asistente, donde entraremos el nombre y el tipo de datos iniciales que pondremos:

Empresa Producción: solo datos de configuración

Esta opción nos permite crear una empresa solo con las configuraciones básicas: grupos contables, paises, números de series para pedidos, facturas,... pero sin productos, clientes, proveedores y lógicamente sin transacciones.

Empresa Evaluación: Datos de muestra

Al seleccionar esta configuración, estamos creando una empresa con todos los datos de muestra, incluyendo facturas de ejemplo, movimientos de cliente, etc

Evaluación Avanzada: datos completos de muestra

En este caso, tendremos datos de muestra también de producción.

Crear nuevo: sin datos

Creamos una empresa completamente vacia, donde tendremos que configurar todas las tablas.

En este ejemplo, vamos a partir de una empresa de producción, solo con datos de configuración para posteriormente copiar los datos que nos interesen de otra empresa.  El sistema tarda unos minutos en crear la nueva empresa:

Una vez creada usaremos las Hojas de configuración para copiar datos de otras empresas.

Hojas de configuración

Las hojas de configuración se utilizan para la configuración inicial.  En nuestro caso, independientemente de que veamos muchas líneas, vamos a crear las líneas correspondientes a las tablas que queramos copiar de otras empresas.  En el ejemplo la tabla 13 Vendedor/comprador y la tabla 225 de códigos postales, que serán comunes en la empresa nueva.

Cuando tengamos añadidas las dos líneas, lo que hacemos es seleccionar en el menu proceso "Copiar datos de empresa"

Business Central nos pregunta desde que empresa queremos copiar los datos de esas tablas.  Al pinchar sobre "Copiar datos" se procederá a traspasar la información.

Hay que tener en cuenta que SOLO NOS PERMITE COPIAR datos de tablas si están vacias.  En caso de que en la nueva empresa ya tengamos algún registro, ya no podremos usar este proceso y tendríamos que hacerlo mediante Paquetes de configuración o Excel (https://www.youtube.com/watch?v=onQ01KNYOHc)

Una vez realizado el proceso, ya tendremos en nuestra empresa recien creada, las tablas que nos haya interesado obtener de otra empresa:

Conclusión

En este post, hemos visto como copiar una empresa completa para realizar alguna prueba, pero lo más importante es aprender a traspasar información de una empresa a otra dentro de Business Central, sin necesidad de utilizar paquetes de configuración ni hojas de excel.