Crear ventas periódicas en Business Central

 Nivel: Usuario

Una de las funcionalidades que dispone Business Central es el uso de las ventas periódicas. Otro día hablaremos de las compras periódicas que también existen.

Imagina que alquilas oficinas en un co-working, o vendes licencias de Business Central, o tienes que cobrar una cuota mensual de servicios...  Todo ello, son ventas recurrentes.  Se repiten periódicamente y casí siempre son iguales.

¿Como configuramos las líneas de venta periódicas en Business Central?

Buscamos por Líneas de venta periódicas desde el Tell me de Business Central, y desde Nuevo nos permite crearnos diferentes conjuntos de líneas que facturaremos periodicamente.  Por ejemplo Oficina:

A partir de ahí añadiremos, además de un pequeña descripción y la divisa, las líneas que van a componer el servicio Oficina.  Podrían ser de los mismos tipos que las líneas de factura (Cuenta, Artículo, Recurso,...)

También podremos asignar dimensiones a las líneas, para poder clasificarlos contablemente.

Asignar estas ventas periódicas a los clientes

Ya hemos configurado las ventas periódicas, ahora vamos a decir que clientes las van a utilizar.  Para ello nos iremos a clientes -> Relacionado -> Ventas -> Líneas de venta periódicas.

Allí, le asignaremos a cada cliente, las líneas de venta que queramos.  Si además queremos automatizar la generación de facturas, también rellenaremos algunos campos que pueden ser interesantes:

Fecha Inicial Válida y Fecha Final Válida:  Desde cuando vamos a empezar a usar esta venta periódica y hasta cuando.

Forma y Términos de pago que usaremos.

Para insertar estas líneas, tenemos las opciones de  "manual", "Automáticamente" o "Preguntar Siempre" en los documentos de Ofertas, Pedidos, Facturas o Abonos. 

Si solamente tenemos una línea de venta recurrente por cada cliente, entonces se podría insertar automáticamente.

Insercción manual en pedidos de venta

Si necesitas insertar las líneas directamente en los pedidos de venta, puedes crear un pedido, seleccionar el cliente y desde el menú "Acciones" -> "Acciones" -> "Otros" - > "Obtener líneas de venta periódica", 

puedes seleccionar la que necesites de entre las que tenga el cliente asignado:

Como hacerlo de forma automatizada

Si lo que quieres es mensualmente generar todas las facturas de los clientes que tengan lineas de venta periódica, puedes usar el informe "Crear facturas de venta periódica"

Nos permitirá filtrar, tanto por cliente como por el código de línea periódica.  Es decir, si solamente queremos que se hagan las facturas del alquiler de las oficinas, filtraríamos por el código "OFICINA":

Nos indicará cuantas facturas nuevas se han generado:

y nos habrán aparecido las nuevas facturas de venta en Business Central

Si lo que quieres es automatizar un poco más, podrías hacer un trabajo por lotes o cola de proyectos, para decir que cada día 1, se generen las facturas correspondientes.

Como ves, podemos generar automatismos que nos ayuden mucho a la hora de optimizar nuestro tiempo.

Link a la documentación oficial: Líneas de venta periódicas estándar - Business Central | Microsoft Learn

Si quieres verlo en acción, puedes verlo en el siguiente video.