COMO Enviar documentos y personalizar el cuerpo del un email en Business Central 

Ya sabemos que desde hace bastantes versiones, en Navision podemos enviar nuestros pedidos, facturas, ofertas,... por email.  También conocemos, que se puede personalizar estos documentos desde Word.  Lo que vamos a mostrar en este post es cómo seleccionar un documento y personalizar el cuerpo del correo electrónico que vamos a enviar

Configuración del correo.

Si queremos mandar documentos desde Business Central, lo primero que debemos hacer es configurar el servidor interno de correo SMTP.  Será éste quién se encargue de enviar los mensajes.

Para ello, pincharemos en el asistente y buscaremos "Configuración correo SMTP".  Allí lo configuramos introduciendo el servidor SMTP, el puerto, el correo electrónico y la contraseña.  Si no conoces estos datos, consúltalos a tu proveedor de email. La dirección de correo electrónico que pongas aquí, será el remitente de tus correos. La autenticación que deberemos usar será "básica" en la mayor parte de los proveedores.

NOTA: La dirección de email configurada aquí, corresponderá al remitente de tus correos.

Selección de informes personalizados.

Una vez configurado el servidor SMTP, procederemos a seleccionar el informe que queramos enviar por email.  Para hacer esto, en el asistente escribimos "Selección informes" y nos aparecen tres opciones: Ventas, Compras y Selección de diseño de informes.

La selección de informes de ventas o compras, lo que nos permite es definir que documento mostrar para cada uno de los usos: Oferta, Pedido, Factura, Albarán o Devolución (entre otras), en ventas o en compras según la opción seleccionada.

En nuestro ejemplo, queremos definir un nuevo documento para Pedidos de compra.  Para ello seleccionamos el uso "Order" (Pedido).  Su partner, habrá diseñado una extensión con el nuevo informe (contacta conmigo si necesitas cualquier ayuda al respecto).  

Extensiones Dynasoft añadidas a Business Central

Ejemplo usando un Informe Propio 50100 RCB Purchase Order

Si prefieres usar el documento ofrecido por Business Central, también puedes hacerlo.

Como nuestro objetivo es enviar por correo electrónico el documento, marcaremos los ticks "Usar para cuerpo del correo electrónico" y "Usar para los datos adjuntos...".

Diseñar el cuerpo del correo electrónico

Para diseñar el cuerpo del mensaje, pincharemos en la opción indicada.  

Nos despliega una nueva ventana donde podremos seleccionar cual será el diseño.  La primera vez estará vacía, por lo que procederemos a crear uno nuevo:

Esta opción, nos genera una copia en blanco del documento.  Tenemos dos opciones para el diseño: RDLC o Word.  Para realizar el RDLC usaremos el Report Builder y para el Word, usaremos Microsoft Word.  En nuestro ejemplo por facilidad de uso, trabajaremos con éste último.

Con esta sencilla acción, ya hemos creado un diseño o Layout de nuestro documento. Pero lo que pretendemos es definirlo nosotros, lo que haremos será exportarlo para poderlo editarlo en Word.

Esta opción nos descarga un fichero "generico.docx" para poder modificarlo. 

MUY IMPORTANTE: Aunque parezca que el documento está vacío, realmente contiene la estructura en XML del DataSet.  Es decir, los campos a mostrar.  Por ejemplo "Nº documento", "Nombre del proveedor", "Fecha de entrega"....  Campos, que podríamos usar para configurar el cuerpo de nuestro correo electrónico.

Diseñamos nuestro mensaje de correo en Word y guardamos el documento, para posteriormente importarlo con la acción "Importar diseño" desde el mismo menú donde teníamos "Exportar diseño".

Ejemplo de cuerpo con WORD

Después de seleccionar nuestro diseño personalizado, la selección de informes quedaría así:

Solamente nos quedaría probarlo para ver como funciona, con lo que procederemos a confeccionar un pedido de compra a un proveedor.  Hay que prestar atención en que la ficha del proveedor tenga el correo electrónico:

Desde pedidos de compra, tenemos la opción imprimir y enviar el pedido:

Lo siguiente que nos muestra es una confirmación del envío, y en "Correo electrónico", selecciona la opción "Sí, (Mensaje para configuración)", si queremos previsualizar la información a enviar:

La siguiente pantalla, nos mostrará el email (tomado de la ficha del proveedor), el asunto y el cuerpo del mensaje previamente diseñado en Word, por si necesitamos modificarlo.

Esta funcionalidad, podemos usarla tanto en ventas como en compras.  Si necesitas cualquier aclaración o ayuda, puedes enviarme un comentario o directamente un email.